Краткое содержание:

• Что за клиент
• С какой проблемой пришел
• Почему мы
• Что мы предложили и сделали
• Что получил клиент

Что за клиент

Шестой кассационный суд общей юрисдикции – это крупное госучреждение с локацией в Самаре. Инстанция занимается пересмотром судебных актов, принятых в 9 субъектах РФ.

Только штатная численность судей здесь более 100 человек, а общее число сотрудников превышает 500.

Шестой кассационный суд общей юрисдикции – это новая организация, которая была сформирована в 2019 году в рамках проведения судебной реформы и создания судов общей юрисдикции.

Вскоре после открытия учреждения стало очевидно, что работу нужно автоматизировать, сокращать бумажную волокиту.

С какой проблемой пришел

Суд решил создать корпоративный портал, который бы упростил коммуникации и документооборот внутри учреждения.

Основных задач у портала было три:

1. Информационная

   Портал должен был содержать:

   • новости суда,
   • телефонный справочник сотрудников,
   • уведомления о поступлении электронных писем и документов на исполнение,
   • график судебных заседаний и т.д.

   Также требовалось «доставать» информацию из других программных продуктов. В частности, нужна была интеграция с несколькими имеющимися электронными системами и отображение информации с внутренних банков судебных решений.

2. Организационно-управленческая

   Система должна была дать руководству возможность ставить задачи, назначать сроки и контролировать их исполнение.

3. Документооборот и коммуникации

   Было необходимо упростить и ускорить обмен документами между сотрудниками, решать мелкие вопросы в чате, созваниваться с коллегами со своего рабочего места.

Почему мы

Это был госзаказ. Мы подали заявку на участие в тендере. И из нескольких участников выбрали нас.

К тому моменту у нас уже был большой опыт внедрения корпоративных порталов (порядка 10 лет), отличное знание программных продуктов и безупречная репутация.

Плюс мы предложили лучшие условия.

Что мы предложили и сделали

Готовые решения корпоративных порталов для Шестого кассационного суда общей юрисдикции не подходили. Требовалась индивидуальная разработка, которая бы учитывала следующие особенности заказчика.

1. Закрытая сеть. Портал нужно было устанавливать на ведомственный сервер без доступа к сети Интернет. Сотрудники должны были подключаться к нему с рабочих мест.
2. Необходимость нескольких интеграций с другими электронными системами.
3. Необходимость дополнительного внедрения видеоконференцсвязи.

   Мы взяли за основу корпоративный портал Битрикс24. Помимо этого создали самописные программные продукты.

Еще одна особенность: требовалось постоянное физическое присутствие на территории заказчика. В суде действуют повышенные требования безопасности, поэтому наш сотрудник все время был там, пока осуществлял внедрение.

Что мы сделали:

1. Создали понятный и структурированный интерфейс, разработали индивидуальный дизайн.

   Пользователь заходит в портал и видит на главной странице:

   • основное меню,
   • новости и срочную информацию,
   • всплывающие уведомления о поступлении новых документов на исполнение и писем на электронную почту,
   • список дней рождений сотрудников на ближайшие 7 дней и т.д.

   Вот такой интерфейс у нас получился:

   

2. Внедрили видеоконференцсвязь.

   

   Теперь судебные заседания могут проводиться в режиме видеоконференции.

3. Обеспечили возможность поиска нужного сотрудника на портале.
   • Создали правильную структуру организации.

     

     Мы выписывали всю структуру суда из отделов и подотделов, а потом через Active Directory произошло автоматическое распределение сотрудников по отделам при синхронизации.

   • Создали раздел с телефонным справочником сотрудников.

     

     В справочнике отражены ФИО, должность, полный и короткий телефонный номер и местоположение сотрудника, а также его непосредственный руководитель.

     Мы структурировали справочник так, чтобы список сотрудников выходил в соответствии с должностной иерархией.

     Основные данные были выведены из Active Directory.

   • Разработали «навигатор», указывающий на расположение рабочего места на схеме здания.
4. Внедрили календарь судебных заседаний.

   

   Теперь на портале отображается график судебных заседаний, в том числе дистанционных (с применением ВКС).

   Сотрудники могут создавать запись о новом заседании. А расписание можно не просто просматривать, но и сортировать и фильтровать его по разным критериям: дата, зал, время, судья докладчик, номер дела, участник видеоконференции.

5. Организовали возможность совершения звонков с портала на внутренние номера.
6. Обеспечили руководству возможность ставить задачи своим подчиненным.

   Как это работает? На экране компьютера у руководителя всплывает список сотрудников (Ф.И.О., должность). Он может поставить тому или иному подчиненному задачу, указать срок ее исполнения. При этом у него отображается календарь поставленных задач, чтобы проще было их отслеживать.

   Когда срок исполнения задачи истекает, у руководителя всплывает окно с соответствующим сообщением.

   Система будет сама контролировать исполнение поставленных задач и составлять промежуточные отчеты об исполнении.

7. Интегрировали портал с другими электронными системами:
   • с СЭД «Практика» (чтобы на портале выводилось количество документов, поступивших на исполнение, и всплывали уведомления о новых документах),
   • с ПИ «Судебное делопроизводство и статистика» государственной информационной системы РФ «Правосудие» (чтобы выводился график судебных заседаний)
   • с почтовыми ящиками.

   В портал была выведена информация с внутренних информресурсов (банков судебных решений).

   Все работы не опишешь в одной статье. Мы интегрировали Б24 с АТС AVAYA Aura 8, настроили пользователям общего ресурса доступ к файлам с важной информацией, обеспечили сквозную авторизацию посредством Active Directory и возможность создавать учетные записи в ручном и автоматическом режиме (при авторизации с помощью сервисов AD) и т.д.

Что получил клиент

1. Автоматизация передачи данных и общения между 500+ сотрудниками

   Все коммуникационные процессы стали проще и быстрее. Теперь сотрудники могут:

   • быстро найти нужного специалиста,
   • позвонить ему прямо с портала или организовать видеоконференцию,
   • сразу же узнавать о поступлении новых писем и документов на исполнение и быстро реагировать на срочные задачи,
   • пользоваться разными базами данных из одного приложения,
   • оперативно обмениваться информацией с другими сотрудниками, скидывать необходимые сведения для того или иного отдела.
2. Возможность проводить судебные заседания с использованием видеоконференций

   Без этого ресурса практически невозможно осуществлять деятельность в наше пандемичное время.

3. Повышение эффективности труда

   Сотрудник тратит меньше времени на рутинные процессы, быстрее находит ответы на вопросы и решает поставленные задачи. Повышается производительность.

4. Новый организационно-управленческий инструмент

   Руководство может ставить задачи и следить за их исполнением.

5. Надежную техническую поддержку

   Наши специалисты готовы в режиме 24/7 решить любые вопросы, которые касаются работы корпоративного портала суда. Ночь, праздники, выходные – без разницы. Мы тут же отреагируем на обращение и справимся с любой проблемой.