Для кого подходит данное решение?
Данное программное решение подходит как для небольших компаний, так и для крупных корпораций. Разница лишь в масштабах перевода компании на систему электронного документооборота. Разумеется, в большой компании этот процесс будет длиться чуть дольше в силу большого количества документации. 1С Документооборот легко интегрируется с другими продуктами 1С, при этом ей не нужно сложных настроек. После интеграции, Вы сможете передавать документы и данные из программы в программу для удобства работы и экономии Вашего времени. Также программа интегрируется с любой другой системой документооборота. Хранение документации в программе.
Группы документов в 1С документооборот 8
Документы проходят сортировку и в зависимости от своего типа они хранятся в отдельных группах, а именно «входящие», «внутренние», «исходящие».
- Входящие – документы, поступающие из внешних источников – счета, договоры от других компаний и т.д. Такими могут быть почта, как электронная, так и бумажная или документы, переданные из другой компании курьером. При попадании в систему, они проходят первичную регистрацию, чтобы устранить путаницу и при необходимости оперативно установить источник документа
- Внутренние – документы, фиксирующие любые изменения внутри компании, будь то движение денежных средств или операции в бухгалтерии – приказы, служебные записки и т.д. Часто внутренняя документация – это часть входящей или исходящей. Это нужно для того, чтобы не пропустить и не потерять ни единый этап в обработке документов. Таким образом, работа с документами будет точной и эффективной
- Исходящие – документы, отправляемые из Вашей организации в контролирующие органы или поставщикам или партнерам, например, отчеты в налоговую инспекцию, заказы и т.д. После создания документ проходит корректировки и правки, а затем утверждается и регистрируется в программе. Как правило, в истории работы над документом сохраняется лишь процесс регистрации, а ответственным работником документу присваивается идентификационный номер
Регистрация документов необходимый процесс, поскольку является отличительным реквизитом документа. Каждый год происходит обновление базы номеров документов. Система идентификации работает как по стандартным (дата, имя автора, подразделение и т.д.), так и по дополнительным данным.
Разделение обеспечивает корректную работу над документами, избегая пересечений и ошибок. Каждый документ, прежде чем перейти от одного пользователя к другому, проходит обработку, при этом статус изменений корректируется сотрудниками, а доступ к документу может быть ограничен.
