Краткое содержание:

• Что за клиент
• С какой проблемой пришел
• Почему мы
• Что мы предложили и сделали
• Что получил клиент

Что за клиент

KPЦ «Звезда» — старейший и знаковый культурно-развлекательный центр в Самаре. Пережил организацию множества разноформатных заведений на своей территории: ночных клубов, ресторанов, баров, кинотеатра и т.д.

Одно время ключевой локацией в КРЦ «Звезда» были The Rooms. Под этим брендом работал комплекс ночных заведений премиум-класса, состоявший из пяти «комнат»:

• ресторан Rest room,
• ночной клуб Black room,
• стриптиз-клуб Strip room,
• караоке-бар Sushi room,
• лаунж-бар Sisha room.

The Rooms возник на месте бывшей «Галереи ресторанов». Это была полная перестройка прежнего формата. Для новых «комнат» ломались стены, делался новый интерьер, создавалась другая концепция. И это уже были более дорогие заведения, рассчитанные на состоятельную аудиторию. Премиум-класс.

С какой проблемой пришел

Комплекс The Rooms создавался и открывался в 2012-2013 годах. К этому времени рестораторы уже осознали, что одним из важных конкурентных преимуществ является внедрение современной системы автоматизации.

The Rooms тоже решили автоматизировать работу своих комнат. Для их премиального формата это было естественным шагом.

Что требовалось:

• установить ПО для касс, официантов и складского учета,
• настроить депозитную систему посещения заведений: чтобы гость при входе в The Rooms вносил депозит на персональную карту, а потом уже в любой из «комнат» расходовал средства в пределах этой суммы.

Почему мы

Для решения стоявших задач оптимально подходил программный продукт R-Keeper (RK) – самая популярная система автоматизации заведений общепита в РФ.

Наша компания к тому моменту уже несколько лет занималась внедрением и поддержкой RK. У нас были клиенты, в том числе крупные. Их положительные отзывы о нашей работе и привели к нам нового заказчика в лице КРЦ «Звезда» (The Rooms).

Помимо успешных кейсов нас выделяло среди конкурентов следующее:

1. Техподдержка в режиме 24/7/365. Мы реагируем на заявку и решаем проблему в любое время суток и в любой день недели. Ночью, в выходные, в праздники – у нас всегда работает дежурный специалист.

2. Выполнение работ под ключ. С R-Keeper (как и с другими программными продуктами) мы делаем все «от» и «до»: разрабатываем проект, внедряем ПО, обучаем персонал, поддерживаем систему. При необходимости также поставляем оборудование, выполняем выгрузки и интеграции с любыми программами, делаем самописные продукты.

   Помимо этого мы решаем самые разные IT-задачи: от монтажа локальной сети до цифрового маркетинга. Нередко клиент, заказывающий у нас автоматизацию бизнеса, обращается к нам и за другими IT-услугами.

3. Адекватный прайс. У нас нет накрутки за амбиции или столичную прописку. Мы делаем свою работу качественно и недорого, предоставляем скидки, проводим акции.

   Когда мы начали сотрудничать с КРЦ «Звезда», рынок специального программного обеспечения для заведений HoReCa находился на начальной стадии развития.

   С тех пор наша компания реализовала множество проектов по внедрению R-Keeper. Сейчас их уже 100+. А средний опыт работы наших IT-специалистов с этим продуктом ~ 5 лет, отдельных программистов – 10+ лет. Такие кадры – редкость не только для Самары, но и для РФ в целом. Даже в компании UCS, которая разработала RK, они на вес золота.

Что мы предложили и сделали

На момент начала нашего сотрудничества с КРЦ «Звезда» R-Keeper был еще в 6-й версии (7-я была разработана позже), а R-Keeper StoreHouse – в 4-й (сейчас актуальна v5). Поэтому мы устанавливали эти версии продуктов.

Что мы сделали в The Rooms, состоявшей из 5 «комнат»?

1. Внедрили:

   • 5 кассовых станций R-Keeper CashDesk (базовый программный модуль зала, который автоматизирует процессы заказа, приготовления, учета остатков, расчета с гостем),
   • 5 станций официантов (тогда у RK еще не было мобильных приложений «Мобильный официант», официанты работали за стационарными станциями),
   • 1 модуль складского учета R-Keeper StoreHouse (программа, которая позволяет управлять складом, производством, себестоимостью, закупками).
2. Сделали выгрузку из R-Keeper в «1С». Это стандартный этап для большинства ресторанов, поскольку зачастую их бухгалтерия работает в программе «1С».
3. Настроили технологию «Карта на входе», которая заложена в RK. При входе в The Rooms гость получает персональную магнитную карту, кладет на нее деньги и потом предъявляет ее в любой из «комнат». Расчет наличкой не осуществляется. Заказы оформляются только на сумму, которая не превышает лимита по карте (в противном случае карту нужно пополнить на входе). Если на карте остается остаток средств, то его возвращают при выходе из The Rooms, когда производится расчет.

Что получил клиент

• Оптимизация работы нескольких «комнат» за счет организации единого места расчета с гостями. Это удобно и экономит кадровый ресурс.
• Защита от финансовых потерь по причине «побега» гостей и злоупотреблений персонала. Депозитная система перечеркивает такое явление как неоплаченные счета в принципе. А для барменов, работников кухни и склада становится практически невозможным работать мимо кассы и воровать продукты/напитки (ведь нет наличного расчета, и все блюда учитываются системой).
• Оказание первоклассного сервиса. Когда заказ оформляется в системе, то минимизируется вероятность возникновения ошибок и проволочек.
• Организация и управление большинством процессов. Калькуляция блюд, оформление заказов, взаимодействие с поставщиками, управление персоналом – эти и другие процессы становятся проще и точнее.
• Учет и контроль над всеми внутренними операционными и финансовыми процессами. Система ведет учет каждого рубля и каждого грамма.
• Аналитика, отчетность и прогнозирование. Руководитель может в любой момент посмотреть выручку по дням, блюдам или официантам, определить блюда-локомотивы и блюда-аутсайдеры, получить управленческую отчетность, спрогнозировать деятельность и т.д.
• Бесперебойная круглогодичная и круглосуточная техподдержка. Ночь, выходные, праздники – это время аншлагов в ночных заведениях, и наш дежурный специалист всегда был на связи. Проблемы с ПО возникали редко, но мы оперативно решали их в любое время.