Краткое содержание:

• Что за клиент
• С какой проблемой пришел
• Почему мы
• Что мы предложили и сделали
• Что получил клиент

Что за клиент

В среднем, за один рабочий день сотрудник выполняет 10-25 задач. Некоторые занимают 5-10 минут, другие требуют более 30 часов. В конце для самое сложное — это написать развернутый отчет, чтобы руководитель понимал на какой стадии та или иная задача. Мозг уже устал и упустить парочку (возможно, важных) моментов проще простого. Наш клиент устал с этим мириться и пришел к нам за решением.

Клиент занимается издательским делом. В его штате около 15 сотрудников. В течение дня уследить за работой каждого человека невозможно.

Название компании мы, к сожалению, назвать не можем, т.к. подписали NDA. NDA — это договор о неразглашении. Мы подписываем его с каждым нашим клиентом, чтобы уберечь его от утечки той или иной информации, которая может оказаться крайне важной.

Итак, рассказываем, как мы работали в данном случае.

С какой проблемой пришел

Когда в фирме работает 5-7 человек, есть возможность подойти к каждому и спросить, что это он сейчас делает и когда закончит. Если сотрудников больше 1-15, то делать так неудобно. Битрикс24 может решить данную проблему. Сотрудники ставят друг другу задачи, используют иерархию задач, чтобы разбивать сложные задачи на задачки поменьше и также учитывают время.

Руководитель имеет возможность контролировать задачи по отделами и конкретным сотрудникам. Модуль учитывает рабочее время. Таким образом, когда человек отправляет отчет в конце дня, он выбирает те задачи, которые выполнял.

В модуле есть возможность строить отчеты по задачам и составлять аналитику. Но, не смотря на широкий функционал Битрикс24, все не так просто и идеально. Чтобы получить подробный отчет с учетом времени, которое было потрачено на выполнение и прогресса, нужно потратить достаточно много усилий.

В итоге, неудобно и сотруднику и руководителю. Каждый человек излагает мысли индивидуально. И есть вероятность, что сотрудник и руководитель просто не поймут друг друга. В стандартном модуле отчетов Битрикс24 нельзя нажать на кнопку и перейти к конкретной задаче, которая заинтересовала. Часть задач теряется как минимум из-за человеческого фактора — сложно все вспомнить и расставить время.

Наш клиент устал с этим мириться и пришел к нам. А мы в свою очередь разработали для него модуль. В конце рабочего дня сотрудник нажимает на парочку кнопок и отчет формируется сам, как будто по мановению волшебной палочки. Но уверяем вас, никакого волшебства — лишь профессионализм наших сотрудников. И далее мы расскажем, что конкретно они сделали.

Почему мы

Обычно клиенты находят нас через поисковики: ищут услуги по автоматизации бизнеса и выходят на наш сайт. В этот раз получилось немного иначе — нас посоветовали наши клиенты, которым мы уже однажды помогли.

Почему выбирают нас? Потому что:

1. У нас только квалифицированные сотрудники и большой опыт работы;
2. Мы имеем хорошее портфолио — оно наглядно показывает наши успехи;
3. Мы нацелены на долгосрочное сотрудничество — придя к нам за какой-то определенной услугой, клиенты остаются с нами надолго, пользуясь другими услугами;
4. Мы держим приятные цены — благодаря тому, что мы находимся в регионе, наш прайс на 20-30% ниже столичных цен. Мы знаем, сколько должен стоить каждый час работы сотрудников и держим вас в курсе — на что было потрачено время.

Что мы предложили и сделали

В начале работы мы прописали небольшой план, в котором прописали всю работу, которую нам предстоит выполнить. Такая структуризация помогает по максимуму оптимизировать рабочее время — тратить его лишь на важные моменты, обходя неважное. Итак, план:

1. Отчет должен основываться на задачах, которые сотрудник выполняет в течение своего рабочего дня;
2. В отчете важно указать сколько времени было запланировано на ту или иную задачу, сколько промежуточного времени было потрачено и сколько в итоге затрачено всего;
3. Должна быть видна иерархия — чтобы подзадачи отражались внутри основной задачи;
4. Задачи и чек-листы должны визуально выделяться, опираясь на свой статус;
5. Те задачи, которые не были выполнены в срок или если на них было затрачено больше времени, чем планировалось, необходимо выделять особым образом;
6. Отчет должен создаваться не только за текущий день, но и за любой другой прошедший.

В качестве основы нашей разработки был взят стандартный функционал Битрикс24 для отчетов. Потому что он при привычен для пользователей и в нем существует возможность добавлять комментарии и объяснения, если это требуется. К тому же, решение позволяет изменять и дополнять отчеты за прошлое время.

У Битрикс24 довольно удобный интерфейс просмотра отчетов, который учитывает структуру компании. Руководитель имеет возможность просматривать отчеты своих подчиненных, сотрудники же видят только свои отчеты.

В стандартный функционал мы добавили кнопку для автоматической генерации отчета по определенной структуре. Для этого был добавлен обработчик появления окна отчетов на стороне JavaScript. При нажатии на кнопку, которая всплывает после окна, происходит отправка запроса на созданный заранее скрипт, который возвращал html. Если в течение выбранного заранее периода сотрудник не взаимодействовал с задачами, то появляется уведомление об этом. За взаимодействие мы взяли изменение статуса задачи, пункта чек-листа или затраченного времени.

Задачи, которые завершены выделяются знаком “+”. Задачи, которые еще не завершены выделяются “-”. Задачи, которые были завершены без учета времени отмечаются “х”. А те задачи, которые были просрочены подсвечиваются красным цветом.

Для удобства мы также добавили отступ для названий перед подзадачами и пунктами чек-листа, чтобы визуально было понятно — они вложены в основную задачу. У нее же добавили в заголовок название проекта. Названия сделаны ссылками, чтобы можно было перейти к задаче из отчета.

В начале отчета добавили расшифровку частей строк, а в конце — суммарное время, которые было потрачено на работу за выбранный период и расшифровку статусов и цветов.

Что получил клиент

Небольшая доработка упростила жизнь нашему клиенту и его сотрудникам, которые ежедневно работают с Битрикс24. В усовершенствованной версии сотрудники тратят на создание подробного отчета не более 5 секунд. В него попадают все задачи, над которыми шла работа в течение всего дня. Видно не только затраченное время, но и то, что было запланировано изначально. Любую задачу можно без проблем открыть и посмотреть детали.

Наш заказчик ушел довольный дальше покорять мир издательского бизнеса. И теперь он на несколько шагов впереди от конкурентов, которые до сих пор не могут до конца проконтролировать работу своих сотрудников.